Logo

Integration von Managementsystemen

Warum prozessintegrierte Managementsysteme?

Die Unternehmen stehen heutzutage vor einer Flut von Gesetzes- und Normenforderungen - verbunden mit einer immer höheren Erwartungshaltung bei Kunden und anderen Anspruchsgruppen. Die Einführung von Managementsystemen (Qualität, Umwelt, Arbeitssicherheit, Energiekonzepte, Rating, etc.) wird von allen Seiten gefordert. Um rechtliche Risiken zu vermeiden, wird die transparente und sichere Einhaltung von Vorschriften immer wichtiger.

Die Vielfalt und Komplexität der Vorschriften, Gesetze und Normen führt jedoch oft zu einer Überbelastung der Mitarbeiter. Das Risiko, sich in der Masse an Regeln und Vorschriften zu verlieren, ist groß, der Pflegeaufwand zur Sicherstellung der Aktualität immens hoch und der Informationszugriff erschwert. Gleichzeitig zwingt zunehmender Wettbewerbsdruck zur Konzentration auf die wertschöpfenden Prozesse. Durch ein prozessintegriertes Managementsystem kann dieser Widerspruch aufgelöst werden.

Was bedeutet "prozessintegriert"?

Die Wertschöpfungsketten des Unternehmens - die Geschäftsprozesse - sind der Dreh- und Angelpunkt der Wettbewerbsfähigkeit. Deshalb ist es beim Aufbau eines Managementsystems von entscheidender Bedeutung, eine enge Verknüpfung der internen und externen Anforderungen mit den Geschäftsprozessen zu erreichen:

  • Integration der Anforderungen aus den Managementsystemen in die Prozesse der Unternehmung, um eine gezielte Information aller Mitarbeiter zu erreichen und sicherzustellen.
  • Extraktion (vor die Klammer ziehen) von Gemeinsamkeiten einzelner Managementsysteme, um Redundanzen zu vermeiden und um den Pflegeaufwand zu reduzieren und minimieren.

Nutzenaspekte des prozessintegrierten Managementsystems

  • Direkter Zugriff auf alle wichtigen Informationen über Prozesse, Aktivitäten oder Suchbegriffe
  • Automatische Meldung von Änderungen in Regelwerken für die Verantwortlichen
  • Rechtssicherheit durch Protokollierung der Änderungen, Kenntnisnahme und Informationsweitergabe
  • Minimierter Pflegeaufwand durch Vermeidung von Redundanzen und zentrale Pflege der Systeminhalte
  • Flexible Erweiterbarkeit des Systems (Prozesskostenrechnung, Reengeneering, Organisationshandbücher, etc.)
  • Einbindung "externer Dokumente" und Schnittstellen zu weiteren Systemen
  • Hohe Akzeptanz durch aktive Nutzung
  • Ausbaufähigkeit zur Intranet-Anwendung.......

 

Wie wird bei der Realisierung prozessintegrierter Managementsysteme vorgegangen?

Der Erfolg und die praktische Anwendung von Managementsystemen hängt im wesentlichen davon ab, welchen Nutzen das System dem Verantwortlichen zur Erfüllung seiner Aufgaben liefert. Für die Einführung eines prozessintegrierten Managementsystems ist es deshalb unverzichtbar, das Wissen aller Beteiligten in einem modular aufgebauten Projekt einzubringen.

In der Projektvorbereitungsphase werden die zu integrierenden Module (Qualität, Umwelt, Energie, Kosten, etc.) definiert und die Randbedingungen (angestrebte Zertifizierungen, Rating, etc.) ermittelt.

In einer ersten Projektphase werden die notwendigen Strukturen geschaffen für den Aufbau des Basismoduls. Inhalte dieser Phase sind eine detaillierte Bestandsaufnahme mit der Erfassung von Prozessen und Aufbaustrukturen, die Einführung der notwendigen Organisation und Schulungen für die relevanten Mitarbeiter. An dieses Basismodell können nach Bedarf und Problemstellung die weiteren Module "angedockt" werden. Der prozessintegrierte Ansatz stellt dabei die flexible Erweiterbarkeit des Systems sicher. Dies können die Module für die zu integrierenden Managementsysteme (QM, UM, Energie, Arbeitssicherheit, etc.) sein, aber auch Module wie Prozessoptimierung, Organisationsoptimierung oder Prozesskostenrechnung sein.

Mit oder ohne Software-Unterstützung?

Die Vielfalt der Anwendungsmöglichkeiten, die Sicherstellung der Aktualität des Systems bei einer hohen "Rechtssicherheit" und die zielorientierte Informationssuche ist auf der Grundlage "klassischer Handbücher" immer möglich. Die Basis des in der Praxis erprobten Ansatzes ist aber auch mit einem EDV-gestützten Werkzeug (Tool) möglich. Dafür wird die Unternehmung mit allen Bestandteilen des Managementsystems in einem Softwaremodell dargestellt. Auf dieser Datenbasis können alle notwendigen Berichte wie Handbücher, Stellenbeschreibungen, Prozessbeschreibungen, etc. als Papierausdruck oder auch als Intranet-Seite erzeugt werden.

Für den Endanwender in den wertschöpfenden Prozessen bedeutet dies, dass er alle für seine Aufgaben relevanten Anforderungen gezielt abfragen kann. Neu hinzugekommene Anforderungsänderungen werden ihm mittels einer sogenannten "Rote-Lampe-Funktion" direkt an seinen Aufgaben angezeigt.